Leicht außer Atem betritt Leon den Raum. 20 Minuten zu spät für unsere geplante Sitzung zum Thema Zeitmanagement.

„Es ist wirklich manchmal schwer, meine Gedanken zu fokussieren“, fährt er fort. „Ein Arzt hat mir sogar einmal ADHS diagnostiziert. Es erklärt vielleicht, warum ich mich so oft in meinen eigenen Gedanken verliere.“

Er wirkt schüchtern, während er sich entschuldigt und leicht lächelnd erklärt, dass er versehentlich die falsche Bahn genommen hat. Solche Verwirrungen sind für ihn keine Seltenheit.

Seine Augen leuchten auf, wenn er über seinen Job im Verlag spricht. „Ich arbeite als Assistent Lektor im Bereich für fantastische Literatur, das ist wirklich mein absolutes Lieblingsthema.“

Dann lässt seine Begeisterung wieder etwas nach. Tatsächlich hat seine Chefin ihn zum Coaching geschickt.

 

Inhalte

Text: Warum Zeitmanagement ohne Selbstmanagement wie ein Motor ohne Treibstoff ist

1) Analyse Life Coach
2) Zeitmanagement: Ziele und praktische Tools
3) Zeitmanagement und Selbstmanagement
4) Zeitmanagement: 10 Methoden
5) Psychologie: Gründe für fehlendes Zeitmanagement
6) Zeitmanagement und Philosophie: die Stoa

 

1. Analyse Life Coach

 

Leon hat klare Ziele. Er möchte sein Zeitmanagement verbessern, an seinem Selbstmanagement arbeiten und seine zukünftigen Ziele im Verlag konkretisieren.
Er gibt zu, dass die ersten beiden Ziele ihm von der Verlagsleiterin mit auf den Weg gegeben wurden, als sie ihm empfahl, sich professionelle Unterstützung im Bereich Zeitmanagement zu holen.

Während wir darüber sprechen, wird ihm bewusst, dass Zeit- und Selbstmanagement eigentlich ein ineinandergreifendes Ziel ist, welches sich gegenseitig beeinflusst. Obwohl er zuerst etwas unsicher darüber ist, entscheiden wir trotzdem, sie als getrennte Ziele zu behandeln, auch um die Vorstellungen seiner Verlagsleiterin gerecht zu werden.

 

2. Zeitmanagement: Ziele und praktische Tools

 

Um Leons erstes Ziel, sein Zeitmanagement zu verbessern, erarbeiten wir gemeinsam eine Strategie. Es ist wichtig, dass er lernt, Prioritäten zu setzen und sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf seine Arbeit haben.

 

Ziel 1: Zeitmanagement entwickeln

Eisenhower-Matrix:
Ist eine Methode zur Aufgaben Priorisierung.
Sie hilft, Aufgaben in „wichtig und dringend“, sowie „wichtig, aber nicht dringend“ zu unterteilen, um die Zeit besser zu verwalten.

Praktisches Tool:

Leon priorisiert seine Aufgaben jeden Tag genau nach dem Eisenhower Prinzip.
Er erledigt zuerst die Sachen, die dringend und wichtig sind.

 

Ziel 2: Selbstmanagement entwickeln

Zeitblöcke und Morgenroutine:
Um Leons Selbstmanagement zu stärken, arbeiten wir an seiner Fähigkeit, sich selbst zu organisieren und produktiv zu bleiben.

Praktisches Tool:

Wir entwickeln eine Morgenroutine, die ihm hilft, den Tag strukturiert zu beginnen und motiviert in den Arbeitsmodus zu wechseln.

 

Ziel 3: Zukunft im Verlag gestalten mit Ikigai

Ikigai:
Ikigai ist das japanische Konzept, welches die Symbiose von Leidenschaft, Berufung, Beruf und gesellschaftlichem Bedarf betont, um den Sinn und die Freude im Leben zu finden.

Praktisches Tool:

Leon verfasst seine beruflichen Lebensziele im Kontext seiner Berufung und der Weiterentwicklung in seinem Verlag, indem er klare und messbare Karriereziele definiert.

 

Fazit Zeitmanagement

Die Tools tragen nicht nur zu einem besseren Zeitmanagement bei, sondern haben auch Leons Selbstwert und sein allgemeines Wohlbefinden gesteigert

Durch die Anwendung von Ikigai kann Leon seine berufliche Zukunft im Verlag gezielt gestalten und eine klare Vision für seine Ziele entwickeln. So hat er gleichzeitig die Möglichkeit seine Leidenschaft für fantastische Literatur auszuleben und eine erfüllende berufliche Laufbahn zu verfolgen.

 

3. Zeitmanagement und Selbstmanagement 

 

Effizienz versus Selbstführung

Zeitmanagement konzentriert sich auf die effiziente Nutzung der Zeit und das zügige Erledigen von Aufgaben. Selbstmanagement hingegen, legt den Fokus auf die bewusste Organisation, Priorisierung und Selbstführung um persönliche Ziele und Lebensqualität zu optimieren.

Während Zeitmanagement auf Effektivität abzielt, strebt Selbstmanagement nach Fokus, Selbstbestimmung und dem bewussten Setzen von Prioritäten.

 

Bewusstes Zeitmanagement

Zeitmanagement alleine, ohne Selbstmanagement, ist wie ein Motor ohne Treibstoff, da es an der bewussten Organisation, Priorisierung und persönlichen Ausrichtung fehlt. Selbstmanagement bildet das fundamentale Element, welches sicherstellt, dass die effiziente Nutzung der Zeit auch den individuellen Zielen und der Lebensqualität dient.

 

4. Zeitmanagement: 10 Methoden, die sich ergänzen

 

Hier sind Managementmethoden aufgeführt, von denen jede ihre eigenen Vorzüge und Nachteile hat. Ziel ist es nicht, alle Methoden quasi perfektionistisch durchzuarbeiten, sondern eher, deine eigenen Methoden herauszufiltern und sie an die spezifischen Anforderungen anzupassen.

Die folgenden Methoden ergänzen sich gegenseitig, was es einfacher macht, die am besten geeignete Methode zu finden.

 

1. Pomodoro-Technik: Die Macht der Intervalle

Bei der Pomodoro-Technik arbeitest du in festen Intervallen von oft 25 Minuten, gefolgt von kurzen Pausen. Diese Methode hilft dir, Fokus und Produktivität zu steigern, indem sie die Arbeit in handliche Abschnitte unterteilt. Dies kann besonders bei Aufgaben nützlich sein, die Überwindung erfordern.

Vorteile: Fördert Fokus und Produktivität.
Nachteile: Unterbricht den Arbeitsfluss, möglicherweise ungeeignet für kreative Aufgaben, wobei der Zustand von Flow entstehen kann.

 

2. Flowtime-Methode: fokussierte Zeit

Zeit in Flow-Zuständen nutzen. Die Flowtime-Methode basiert auf dem Konzept des „Flow“, bei dem du dich voll und ganz in eine Aufgabe vertiefst und deine persönlichen Stärken optimal einsetzt. Du planst Zeiträume, in denen du dich bewusst in den Flow-Zustand begibst, um hochproduktiv zu sein.

Vorteile: Maximale Produktivität, bessere Konzentration.
Nachteile: Erfordert ein Umfeld ohne Ablenkungen, nicht immer für jede Aufgabe geeignet.

→ Der Unterschied in der Auswirkung auf den Flow-Zustand liegt darin, dass die Pomodoro-Technik den Fluss möglicherweise unterbricht, um Pausen einzuführen, während die Flowtime-Methode darauf abzielt, den Flow-Zustand gezielt zu nutzen.

 

3. Eisenhower-Matrix: Klarheit über Prioritäten

Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben in vier Kategorien ein:

a) wichtig und dringend
b) wichtig, aber nicht dringend
c) nicht wichtig, aber dringend
d) nicht wichtig und nicht dringend

Dies hilft, klare Prioritäten zu setzen und dir bewusst zu machen, welche Aufgaben wirklich deiner Zeit bedürfen.

Vorteile: Klare Prioritäten, bessere Entscheidungsfindung, positiveren Mindset.
Nachteile: Vernachlässigt langfristige Ziele, erfordert regelmäßige Aktualisierung.

 

4. Ikigai: Sinn und Leidenschaft im Einklang

Ikigai ist ein japanisches Konzept, welches die Schnittmenge zwischen Leidenschaft, Berufung, Beruf und gesellschaftlichem Bedarf betont. Es hilft dabei, langfristige Ziele zu identifizieren, die sowohl persönliche Erfüllung als auch gesellschaftlichen Nutzen bieten.

Vorteile: Klare Vision für langfristige Ziele und berufliche Entwicklungen.
Nachteile: Komplexität: Die Identifizierung des eigenen Ikigai erfordert oft tiefes Selbst- und Werte-verständnis und Reflexion.

→ Die Eisenhower-Matrix optimiert den aktuellen Arbeitsfluss, während Ikigai langfristige Ziele und Sinnhaftigkeit unterstützt. Beide Ansätze ergänzen sich, indem die Matrix kurzfristige Effizienz fördert und Ikigai eine langfristige Lebensvision ermöglicht

 

5. Autofokus-Methode: Spontane Aufgabenbewältigung

Die Autofokus-Methode basiert auf dem Prinzip, dass du spontan die Aufgaben auswählst, die dich am meisten ansprechen oder motivieren. Anstatt eine strikte To-Do-Liste zu erstellen, wählst du intuitiv die Aufgabe aus, auf die du gerade am meisten Lust hast.

Vorteile: Die Autofokus-Methode nutzt die natürliche Motivation. Sie kann den Arbeitsfluss fördern und die Wahrscheinlichkeit von Prokrastination reduzieren.
Nachteile: Es besteht die Gefahr, dass weniger attraktive Aufgaben vernachlässigt werden. Die Methode kann auch zu einem Mangel an Planung führen.

 

6. Eat That Frog: Der Widerstand vorne weg

Diese Methode ermutigt dazu, die unangenehmste Aufgabe zuerst zu erledigen, um emotionale Belastung zu reduzieren und den Tag mit einem Gefühl der Erfüllung zu beginnen.

Vorteile: Baut Produktivität auf, reduziert Aufschieben, Angst (zu versagen) oder Scham.
Nachteile: Emotionale Herausforderung, erfordert Durchhaltevermögen.

→ Die Autofokus-Methode betont die spontane Auswahl von Aufgaben aufgrund von Motivation, während „Eat That Frog“ dazu ermutigt, unangenehme Aufgaben zuerst anzugehen, um emotionale Belastungen zu reduzieren.

 

7. Getting Things Done (GTD): Ordnung im Chaos

Diese Methode konzentriert sich auf die Organisation von Aufgaben in Listen und Kategorien.
Entwickelt von David Allen, befreit es den Verstand, indem es Aufgaben in klare Schritte unterteilt:

1. Sammeln: Notiere alle Aufgaben.
2. Verarbeiten: Entscheide, was zu tun ist.
3. Organisieren und Umsetzen: Priorisiere, plane und setze konsequent um.

Vorteile: Reduziert mentale Belastung, führt zu besserer Organisation.
Nachteile: Kann überwältigend sein, wenn es nicht richtig verwaltet wird.

 

8. Zen to Done (ZTD): Vereinfachung des Getting Things Done

Die Zen to Done – Methode ist eine Weiterentwicklung der bekannten Getting Things Done (GTD)-Methode. Sie ist einfacher und praktikabler.

1. Achtsame Erfassung: Notiere alle Aufgaben ohne Überwältigung.
2. Simplifizierung: Reduziere auf das Wesentliche.
3. Bewusstes Handeln: Fokussiere dich auf Prioritäten für weniger Stress und mehr Lebensqualität.

Vorteile: einfachere Herangehensweise, ermutigt zur Beseitigung von Ablenkungen.
Nachteile: weniger umfassend, erweiterte Organisationsaspekte können nicht berücksichtigt werden.

→ Während GTD auf umfassender Organisation und Verwaltung von Aufgaben basiert, konzentriert sich „Zen to Done“ (ZTD) auf die Einfachheit und Effizienz von Routine.

 

9. Zeitmanagement-Software: Optimales Zeitmanagement mit Apps

Technologie zur Hilfe Software und Apps wie Trello, Asana oder Notion helfen bei der Aufgabenverfolgung, Planung und Kommunikation. Sie bieten automatisierte Erinnerungen und verbessern die Teamarbeit, erfordern jedoch eine Lernkurve.

Vorteile: Automatisierte Erinnerungen, Teamwork.
Nachteile: Lernkurve, Abhängigkeit von Technologie.

 

10. Einsatz von Checklisten: Einfache Struktur für den Alltag

Checklisten sind schriftliche Listen, die tägliche Aufgaben abbilden. Sie bieten eine klare Übersicht und schnelles Abhaken, berücksichtigen jedoch oft nicht die zeitliche Komponente.

Vorteile: Klare Übersicht, schnelles Abhaken.
Nachteile: Keine zeitliche Struktur, vernachlässigt Priorisierung.

→ Zeitmanagement-Software ist ein Digitale Tool, es gibt automatische Erinnerungen, erfordert eine Lernkurve. Checklisten sind analoge Listen für schnelles Abhaken, oft ohne zeitliche Struktur und Priorisierung.

 

Zeitmanagement: Fazit

Letztendlich liegt der Schlüssel zum erfolgreichen Zeitmanagement in der geschickten Verbindung von Methoden und persönlicher Selbstreflexion.

 

5. Psychologie: Gründe für fehlendes Zeitmanagement

 

Das Verzetteln oder Schwierigkeiten mit dem Zeit- und Selbstmanagement sind häufige Herausforderungen, die viele Menschen, einschließlich Leon, erleben. Hier sind vier psychologische Erklärungen dafür:

 

1. Mangelnde Selbstregulation:

Oftmals fällt es Menschen schwer, ihre Impulse und Ablenkungen zu kontrollieren. Leon könnte Schwierigkeiten haben, sich von spontanen Gedanken oder unerwarteten Ablenkungen abzuwenden, was zu ineffizienter Zeitnutzung führt. Bei ernsthaften Störungen könnte Psychotherapie unterstützend wirken, um die Kontrolle über die Aufmerksamkeit zu stärken und effektivere Strategien im Umgang mit Impulsen zu entwickeln.

Die Fähigkeit, kurzfristige Bedürfnisse für langfristige Ziele zu verzögern, beeinflusst effektives Zeitmanagement (Walter Mischel).

 

2. Unklare Prioritäten und Ziele:

Menschen ohne klare Prioritäten und Ziele, wie Leon, neigen dazu, sich in verschiedene Richtungen zu bewegen, ohne eine klare Ausrichtung. Das führt oft dazu, dass Zeit und Energie in wenig zielführende Aktivitäten verschwendet werden. Eine selbstbestimmte Herangehensweise hilft, diese Verschwendung zu minimieren.

In ihrer Studie „Goal Setting and Task Performance“schreiben Edwin Locke und Gary Latham, dass das Setzen spezifischer und anspruchsvoller Ziele, die Leistung im Zeitmanagement motiviert und verbessert.

 

3. Prokrastination und Aufschieben:

Die Tendenz, Aufgaben aufzuschieben, kann dazu führen, dass Menschen wie Leon in letzter Minute mit einer Flut von Aufgaben konfrontiert werden. Prokrastination kann auch ein Hinweis auf ADHS (Aufmerksamkeitsdefizit-Hyperaktivitätsstörung) sein.

Die Studie „Procrastination and Task Avoidance: Theory, Research, and Treatment“ von Joseph R. Ferrari zeigt, dass Prokrastination oft mit inneren Kritikern, fehlender Selbstdisziplin und geringem Selbstwertgefühl in Verbindung steht.

 

4. Mangelnde Selbsteinsicht:

Ein fehlendes Verständnis der eigenen Stärken, Schwächen und Arbeitsweise kann dazu führen, dass schüchterne Menschen wie Leon ihre Zeit und Ressourcen nicht optimal einsetzen. Ohne dieses Bewusstsein ist es schwierig, effiziente Strategien zu entwickeln.

Shelley E. Taylor und Jonathon D. Brown beschreiben in „Self-awareness and the Elusive Self“ dass Menschen mit einer besseren Selbst-Einsicht eher dazu neigen, sich realistische Ziele zu setzen und sich selbst effektiver zu organisieren.

 

6. Zeitmanagement und Philosophie: die Stoa

 

Zeitmanagement und die Stoische Philosophie mögen auf den ersten Blick unvereinbare Konzepte sein, aber tatsächlich bieten stoische Prinzipien, wie die Akzeptanz dessen, was außerhalb unserer Kontrolle liegt und das Schätzen des gegenwärtigen Augenblicks, wertvolle Erkenntnisse für eine effiziente Nutzung der Zeit.

Stoisch zu sein bedeutet nicht, seine Emotionen einfach zu ignorieren, (coolness) sondern vielmehr eine gesunde Emotionsregulation zu praktizieren. Das gilt auch für den Umgang mit Zeit.

 

Die Kunst der Gelassenheit

Die Stoische Philosophie fördert Gelassenheit bei Dingen außerhalb unserer Kontrolle, was Leon bei stressigen Zeitmanagement-Situationen helfen kann, indem er sich auf das konzentriert, was er beeinflussen kann (seine Entscheidungen und Handlungen) und den äußeren Stressfaktoren weniger Einfluss zulässt.

Epiktet beschreibt es so: „Gelassenheit ist die Kunst, Dinge auszuhalten, die man nicht ändern kann und den Mut, Dinge zu ändern, die man ändern kann.“

 

Achtsamkeit und Gegenwärtigkeit:

Um effektiver an einer Aufgabe zu arbeiten, kann Leon versuchen, sich achtsam auf seine gegenwärtigen Handlungen zu konzentrieren und dabei ablenkende Gedanken über die Zukunft oder Vergangenheit zu minimieren.

Seneca beschreibt es so: „Das, was am meisten zur Ruhe des Geistes beiträgt, ist die Fähigkeit, die Gegenwart wertzuschätzen.“

 

Ablenkungen und innere Konflikte:

Leon kann seine Produktivität steigern, indem er äußeren Ablenkungen und inneren Konflikten keine Macht über seine Konzentration gibt, indem er sein Handy stummschaltet und sich auf wichtige Aufgaben fokussiert.

Zitat Marcus Aurelius: „Halte dich von Gedanken fern, die von deinem eigentlichen Weg ablenken.“

 

© Timo ten Barge 23.01.24

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